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4 razones para NO automatizar el Onboarding

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Los managers de RRHH confian cada vez más en soluciones tecnológicas para el proceso de Onboarding. Es más eficiente, dinámico, interactivo y económico. ¿Por qué no quererlo?

No se pueden negar las ventajas. Cuando necesitas rellenar unos formularios… ¡nada mejor que un ordenador que te ayude a hacerlo de forma rápida y sencilla! ¿Pero la automatización completa es realmente la mejor opción? El factor humano en Onboarding es fundamental.

Todos sabemos que la selección de personal supone un coste importante para la empresa. Cuando se trata de retener a trabajadores, el proceso de Onboarding es crítico. Un estudio independiente basado en 9.000 candidatos de 11 países de 4 continentes distintos refleja que, incluso cuando el candidato ha aceptado el puesto de trabajo, el 91% admite que durante el primer mes considera dejar su puesto de trabajo, y el 93% durante su periodo de prueba.

Según este estudio, el 36% de los encuestados mencionó la falta de un adecuado proceso de Onboarding como una de las razones por las que abandonar el puesto de trabajo durante el primer mes, en comparación con un 23% que argumentaron que dejarían su trabajo si recibieran una oferta más atractiva. En otras palabras, el Onboarding es un factor más que importante para retener a los nuevos trabajadores.

Por lo tanto, las empresas tecnológicas que deciden realizar todo el proceso desde su departamento de RRHH, ¿qué puede ofrecer el enfoque offline? Y, ¿por qué el enfoque automatizado a veces puede quedarse corto?

1. La confianza la dan las personas.

Los primeros días de la incorporación de un nuevo compañero es una oportunidad única para generar confianza. Si se pierde esta oportunidad de poder hablar de tú a tú con ese compañero, puede que la oportunidad desaparezca. El momento de la entrevista es de gran estrés para el candidato y esto puede frenarle a darse a conocer de forma más amena. El proceso de Onboarding es el momento perfecto para romper el hielo, conocer a esa persona y abordar cualquier necesidad, inquietud o duda que pueda tener.

Un cuestionario online tiene la ventaja de anonimato, cosa que puede alentar la honestidad y sinceridad con preguntas relacionadas con la empresa. Pero cuando se trata de fomentar el networking y contacto personal con los compañeros no hay nada mejor como un diálogo presencial cara a cara.

 

2. Puedes asociar nuevas incorporaciones a un mentor.

Según el 80% de los encuestados, en una encuesta realizada por ServiceNow, el proceso de Onboarding es un “momento importante en el trabajo”; sin embargo, 1 de cada 3 encuestados prefería ir a una primera reunión privada en lugar de asistir a un Onboarding Day.

Como en una primera cita, el estrés y nerviosismo del primer día suele estar relacionado con desconocer el lugar de trabajo y los compañeros. Por ello es tan importante contar con un mentor que acompañe al nuevo empleado en el proceso, le haga las presentaciones necesarias y le enseñe el lugar de trabajo. Es por ello que, en la misma encuesta, el 58% pidió un recorrido por los procesos clave o un mentor al que poder acudir para resolver posibles dudas; cosa que demuestra que tenemos una necesidad innata de apoyo humano.

 

3. Los nuevos trabajadores quieren ser reconocidos como personas.

Actualmente, cuando se incorpora un nuevo empleado en la empresa desea tener una idea rápida de como encajará. ¿Cuáles son sus objetivos personales y cómo encajan éstos con los valores y objetivos de la empresa? Cuando se contrata a alguien es porque surge la necesidad de tener a una persona que aporte valolr a la empresa ya sea por sus habilidades, mentalidad, experiencia o características personales. Si quieres que se sientan valorados, dáles la oportunidad de mostrar su valor desde el principio.

Establecer tareas específicas y reconocer el éxito de éstas resulta clave. Inevitablemente, adaptar estas tareas a cada persona lleva tiempo, pero valdrá la pena cuando le felicites por un trabajo bien hecho.

 

4. Interactuar con tu equipo genera sentido de comunidad.

Supongamos que deseas dar la bienvenida a un nuevo vecino en tu comunidad. ¿Dejarías un detalle en su puerta con una nota o se lo entregarías en persona?

La tecnología, en ese aspecto, tiene limitaciones. En una encuesta realizada por Human Capital Institute  (HCI) y Kronos, el 60% de los trabajadores dijeron que su objetivo principal es integrar a las nuevas incorporaciones en la cultura; sin embargo, la gente y la cultura representan menos del 30% del enfoque en los programas.

Los humanos aprendemos mediante ejemplos. Utilizar la tecnología para comunicar valores fundamentales es una gran opción, pero no tiene sentido a menos que estos valores se implanten y pongan en práctica en la vida real, y esto involucra a otras personas.

Entonces, ¿cuál es la mejor forma de utilizar la tecnología?

Reintroducir el factor humano en el proceso de Onboarding no significa volver a la Edad de Piedra. Existen muchas apps útiles e innovadoras que harán que las primeras semanas en la empresa sean cómodas y resolutivas.

Utilizando la tecnología para intensificar la experiencia de la vida real puedes:

– Evaluar las necesidades de formación
– Cursos rápidos
– Utilizar la gamificación con actividades en equipo
– Apoyar el aprendizaje de igual a igual
– Tener reuniones interactivas
– Asegurar la consistencia entre equipos y eventos
– Seguimiento del estado de las tareas
– Recopilar comentarios (anónimos)
– Revisión del proceso a gran escala

 

Adoptar un enfoque mixto

Hemos visto que tanto los enfoques tecnológicos como los analógicos/ físicos tienen ventajas claras y medibles. La tecnología proporciona consistencia, eficacia y datos que pueden analizarse fácilmente. La interacción personal entre los miembros del equipo les da a las nuevas incorporaciones sentido de pertenencia y apoyo, algo que les hará felices en su nuevo puesto de trabajo.

Afortunadamente puedes combinar ambas opciones. La tecnología en RRHH ha recorrido un largo camino. Los proveedores de plataformas de participación trabajan para proporcionar el equilibrio adecuado entre personas y tecnología para cada empresa en la que trabajan. Por último, se tiene que ser primero humano… aunque esto no nos impide utilizar la tecnología para asegurarnos de que los procesos de RRHH se realizan sin problemas. Esta es la mejor manera de utilizar la tecnología, no para dirigir nuestras vidas, sino para ayudarnos a alcanzar nuestros objetivos.

Si quieres saber más sobre el programa de Onboarding de Green Hat People clica aquí.

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